Blogg

Kunskap är inte ett värde i sig utan ett verktyg

I Atria Suomi Oy:s strategiuppdatering uppställdes ett utmanande mål: företaget ska vara bäst på att utnyttja konsumentmarknadsinformation så att produktutveckling, varumärke och försäljning leds från en enhetlig kunskapsbas. Därmed stod man inför ett projekt som inverkade inte enbart på rapporteringen utan även på ledningen av hela affärsverksamheten.

- Ett första betydande steg var att koncentrera kunskap som öppnar konsument- och marknadsperspektivet till en organisation. Utöver organiseringen förstärkte vi vår organisation med informationsproffs. Samtidigt kartlade vi eventuella samarbetspartner för att bredda vår förståelse för möjligheterna till mångsidigt utnyttjande av information. Vi stannade för ett samarbete med Houston Analytics, berättar direktör Paula Virtanen på Atria som ansvarar för konsument- och marknadsinformation.

På Atria hade interna processer och information och informationskällor som behövs i dem beskrivits, men informationen var spridd i olika källor, system och tidsrymder. Det här ledde lätt till att det blev informationskällorna som styrde diskussionen – inte affärsverksamhetsprocessernas behov. Projektet för kunskapsutnyttjande började därför med att söka svar på frågan vad som ska lösas med information och å andra sidan hur informationen ska fås i en så lättanvänd form som möjligt.

- Information om konsumenten fanns det mycket av, i allt från Excel-tabeller till PowerPoint-dior. Det är ändå viktigt att komma ihåg att information inte är ett värde i sig, utan ett verktyg för att kunna göra rätta saker och dra rätta slutsatser. Med informationens hjälp ska man kunna svara på, vad som händer, vad som kommer att hända och vad det innebär för oss, fortsätter Paula.

Lättanvänt, mångsidigt och snabbt

När informationsbehoven och informationskällorna hade kartlagts, stod vi inför ett av de mest kritiska skedena i hela projektet: valet av rapporteringsverktyg. Alternativen var det rapporteringsverktyg som Atria redan använde och de intressanta alternativ som finns på marknaden.

- Om informationen inte finns i en användarvänlig form, snabbt tillgänglig, är det lätt hänt att den inte utnyttjas. Därför jämförde vi olika alternativ med hjälp av ett praktiskt case. Vi utförde parallelltest med alla de rapporteringsalternativ som gick vidare. För genomförandet av testningen svarade rapporteringsexpert Toni Jormalainen på Houston Analytics, beskriver marknadsundersökningschef Hanna-Leena Kurki på Atria processen då rapporteringsverktyget valdes.

- Det var en bra lösning att gå via ett case: valet av rapporteringsverktyg baserade sig på användarupplevelsen ur såväl uppbyggnadens som slutanvändningens perspektiv. Det var givetvis en hög tröskel att köpa ett alldeles nytt rapporteringsverktyg, men vi stannade för rapporteringsverktyget Tableau, som bäst motsvarade våra behov av en dynamisk rapportering.

- Efter valet av rapporteringsverktyg fortsatte vårt samarbete med Houston Analytics, för att vi skulle komma igång snabbare och för att de första rapporterna snabbt skulle fås i internt bruk på Atria. Rapporteringen uppbyggdes i intimt samarbete med Toni Jormalainen på Houston Analytics. Toni tillförde kompetens ur datamodellernas och uppbyggnaden av rapporteringens perspektiv, samtidigt säkerställdes det att kompetensen överförs till Atrias egen organisation. Atrias roll var i det här skedet att trygga att den information som kommer ut är korrekt, visuell och lättförståelig, poängterar Hanna-Leena Kurki.

Resan fortsätter

Alla förändringar kräver tid och engagemang. En övergång till kunskapsledningens tidevarv innebär inte endast att ett nytt rapporteringssystem tas i bruk, utan att man träder in på en kontinuerlig inlärnings- och utvecklingsstig.

- Jag kan inte nog framhålla hur viktigt det är att lanseringen av vår nya rapportering lyckas. Medarbetarna var rädda för att något riktigt svårt och krävande var på kommande. Men de blev positivt överraskade. Tableau är enkelt såväl för den systemansvariga som för användaren. Nu pratar vi om samma saker med samma siffror och ur samma perspektiv. Att det är lätt och informationen är relevant engagerar användarna. Nu behöver ingen längre sätta tid på att göra PowerPoint-dior som beskriver marknadsläget, utan läget kan ses direkt på rapporter på möten. Det blir tid över för mer produktiva uppgifter, berättar Hanna-Leena Kurki om resultaten av den lyckade lanseringen.

- Vi är ändå bara i början av vår förändringsresa: nu har vi utvecklat en dynamisk rapportering som tjänar affärsverksamhetens processer. Nästa steg blir att ta in analys och optimering i rapporteringen.

- För att förändringar ska lyckas över huvud taget, är ledningens starka stöd och engagemang det allra viktigaste i genomförandet av projektet och för att de nya tillvägagångssätten ska rota sig i organisationen. Utan det skulle vi inte stå där vi är nu. Men vår resa på kunskapsledningens väg fortsätter, konstaterar Paula övertygande.