Blogg

Högklassig rapportering ökar produktiviteten

I otaliga databaser, Excel-tabeller och olika textfiler finns ofta mer data än nödvändigt. Men hur får man fram information till den som behöver den för att styra och effektivera affärsverksamhetens processer? Ifall frågorna känns bekanta, lönar det sig att på agendan lyfta upp ett projekt för att utveckla rapporteringen.

Enligt min erfarenhet ligger orsakerna till att rapporteringen inte fungerar å ena sidan hos informationens källor – rätta saker mäts inte och informationens innehåll är inte bekant – och å andra sidan hos rapporteringens dåliga användbarhet. Grunden för god rapportering är en förståelse av affärsverksamhetsprocessen: Vilka nyckeltal är av betydelse i styrningen av processen? Vad beskriver respektive nyckeltal och vad ingår i nyckeltalet. Är till exempel skillnaden mellan värdena 5 och 6 på nyckeltalet X i en rapport betydande och kräver åtgärder, eller är det fråga om normal variation. För att informationen ska tjäna affärsverksamhetens vardag, måste den ha en businessägare, enbart IT-kompetens räcker inte i rapporteringen.

Med nuvarande rapporteringsverktyg är det enkelt att ansluta till olika informationskällor och det är lätt att sammanställa information. När informationen kan ses ur olika synvinklar samtidigt, förbättras dess värde ur styrningen av affärsverksamhetens perspektiv. Utgångspunkten för allt kommer ändå att vara användarvänlighet och relevansen hos informationen som rapporteras för den som använder informationen. Jag har varit med i projekt för att utveckla rapporteringen, där det konstaterades att hälften av de befintliga mätarna hörde till kategorin ”nice-to-know” och därför gallrades bort. Resultatet blev att rapporternas användarerfarenhets- och användaraktivitet ökade märkbart.

För att styra affärsverksamheten behövs beroende på situationen antingen statiska eller interaktiva rapporter – eller både och. Användaren av utvecklade självbetjäningslösningar behöver inte vara någon IT-expert, utan med hjälp av utvecklade, interaktiva dashboards kan även en lekman göra ”data discovery” som stöder det egna arbetet, detaljgranska bakgrunden till de rapporterade siffrorna. De nya möjligheter som rapporteringsmedier erbjuder har på så sätt fördunklat gränsen mellan rapportering och ”lätt” rapportering.

Vilken är då den rätta lösningen för varje behov? Innan rapporteringslösning väljs, lönar det sig att testa de olika tillbudsstående alternativen på tydliga användningsfall och jämföra resultaten med kraven som affärsverksamheten ställer. Nedanstående minneslista är till hjälp vid valet av ett eget rapporteringsverktyg:

  • Vilka informationskällor används och med vilka verktyg byggs de datamodeller som behövs?
  • Hur mycket av informationskällorna är Excel-tabeller eller andra tabeller?
  • Vad vill man mäta och till vilken punkt i företagets processer hänför de sig?
  • Är rapporteringen av engångsnatur eller kontinuerlig?
  • Vilka funktioner och visuella element förväntas av rapporterna?
  • Hurdan är användarnas dataförståelse och analytiska kompetens?
  • Vilka rapporteringsbehov är obligatoriska, vilka hör till kategorin ”nice-to-have”?

I mina följande blogginlägg kommer jag att tränga djupare in i egenskaperna hos olika rapporteringsverktyg, deras styrkor och svagheter.

Toni Joermalainen, Senior Rocket Scientist, Houston Analytics